「断りたいけれど相手を傷つけたくない」──そんな葛藤は誰にでもあります。
無理に引き受ければ自分が疲弊し、雑な断り方をすれば関係にヒビが入るかもしれません。
この記事では、相手に配慮しながら上手に断る方法を、相手別・状況別に分かりやすくまとめました。
仕事の依頼から友人とのお誘いまで、すぐに使えるフレーズを多数紹介しています。
まず押さえたい「断り方の3原則」
断りの言葉にはちょっとした工夫が必要です。特に以下の3つを意識するだけで、相手の受け取り方は大きく変わります。
・理由を簡潔に伝える（長々しい言い訳は逆効果）
・感謝の言葉を添える
・代替案や次のチャンスを提示する
この型を守ると「ただの拒否」ではなく「誠意ある対応」として受け止められやすくなります。
断り方のスタイル別アプローチ
ソフトに伝える場合
相手との関係を大切にしつつ断りたいときは、柔らかい言い方が効果的です。
「お声かけありがとうございます。ただ今週は予定が立て込んでおりまして…。また次の機会にぜひ！」
ハッキリと断る場合
曖昧な返答は逆にトラブルの元になることも。無理なときはきっぱりと。
「申し訳ありません。現在抱えている業務の都合上、今回はお受けできません。」
代案を添えて伝える場合
「NO」のあとに「代わりに…」を足すだけで印象は柔らぎます。
「その日は都合がつかないのですが、翌週であれば対応可能です。」
相手別：断るときの言い回し例
上司・先輩に断るとき
「ご依頼ありがとうございます。ただ、現在進行中の案件との兼ね合いで今回は難しい状況です。大変申し訳ありません。」
同僚・部下に断るとき
「今は手が回らないのですが、資料整理なら手伝えるよ。」
取引先・顧客に断るとき
「貴重なご提案ありがとうございます。ただ現状では対応が難しく、次回以降の検討とさせていただければ幸いです。」
友人・知人に断るとき
「ごめん、今週は予定が詰まってるんだ。また来月誘ってもらえると嬉しい！」
状況別の断り方：ビジネスもプライベートも
会議や打ち合わせを欠席したいとき
「別案件と重なってしまい、今回は参加できません。議事録を共有いただけると助かります。」
残業や追加業務を避けたいとき
「体調を考えて今日は残業を控えます。明日の午前中に作業を進めます。」
ランチや飲み会を断るとき
「今日は難しいけど、来週なら空いてます！ぜひ行きましょう。」
急な依頼を調整したいとき
「急ぎで声をかけていただきありがとうございます。ただ、他の作業と重なっているため、来週からの対応でよろしいでしょうか。」
メールでの断りフレーズ
社内メール
件名：〇〇について
〇〇さん
お疲れさまです。いただいたご依頼ですが、今週は業務が立て込んでいるため対応が難しい状況です。
代わりに△△さんにお願いできればと思います。ご確認ください。
社外メール
件名：案件のご相談について
株式会社〇〇
△△様平素よりお世話になっております。
いただいたご依頼ですが、現時点では難しい状況でございます。
恐れ入りますが、次回のご相談時に改めて検討させていただければ幸いです。
電話・対面での断り方
電話の場合
「ありがたいお話ですが、現状は難しく…。またの機会にぜひお願いします。」
対面の場合
表情や声色に誠実さを込めて伝えることが大切です。冷たい印象を避け、笑顔を添えると好印象になります。
断ったあとに信頼を守るフォロー
- 「別の日なら大丈夫」と提案する
- 「資料を送ります」と協力姿勢を見せる
- 「他の担当者を紹介します」と代替策を示す
やってはいけないNGな断り方
- 「無理です」「できません」と突き放す
- 一切理由を言わずに断る
- 事実と異なる言い訳を使う
そのまま使える万能フレーズ集
- 「せっかくですが、今回は見送らせていただきます」
- 「また改めてお声かけいただければ嬉しいです」
- 「今は難しいですが、来月以降なら対応可能です」
まとめ｜断りは「誠意＋次の提案」でスムーズに
断ることはネガティブな行為ではありません。むしろ、誠実さを示すチャンスです。
大切なのは、相手を尊重しつつ自分の事情も伝えること。
今日紹介した「理由・感謝・代替案」を意識して使えば、断る場面でも信頼を築くことができます。
ケース別メールテンプレ集【そのまま使える例文】
ここでは、忙しいときに実際に使えるメール文面をケース別に紹介します。
コピペして状況に合わせて一部を修正するだけで、すぐに活用できます。
① 上司や先輩からの依頼を断る場合
件名：業務依頼について
〇〇部長
いつもご指導いただきありがとうございます。
ご依頼いただいた件ですが、現在進行中のプロジェクトとの兼ね合いにより、すぐに対応することが難しい状況です。
大変恐れ入りますが、△日以降でしたら着手可能です。何卒ご理解賜りますようお願いいたします。
② 同僚からのお願いを断る場合
件名：ご相談の件
〇〇さん
ご依頼ありがとう！ただ今週は別案件に集中していて、作業を引き受けることが難しそうです。
ただし、資料のレビューやチェックならお手伝いできるので、必要なら声をかけてください。よろしくお願いします！
③ 取引先からの依頼を断る場合
件名：案件ご依頼について
株式会社〇〇
△△様平素よりお世話になっております。
ご提案いただいた件ですが、現状のリソースの関係上、直近での対応が難しい状況でございます。
つきましては、次回のご相談時に改めて前向きに検討させていただければ幸いです。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
④ 顧客からの要望を断る場合
件名：サービスに関するご要望について
〇〇様
いつも弊社サービスをご利用いただきありがとうございます。
この度いただいたご要望についてですが、現段階では対応が難しい状況です。
ただし、社内でも今後の改善項目として検討を進めておりますので、改めてご案内できればと思います。今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。
⑤ 友人からのお誘いを断る場合
件名：ごめん！来週どう？
〇〇へ
誘ってくれてありがとう！ただ今週は予定がびっしりでどうしても行けそうにないんだ。
来週の金曜なら空いてるから、そのとき一緒に行こう！楽しみにしてるよ！
