PTA総会での会計報告：成功するための話し方ガイド
PTA総会で会計担当者が決算報告や予算案の提出を行う際、その正しい進め方について疑問を感じるのは自然なことです。
報告する際には内容を全部読むべきか、また数値に「円」という単位を明記するべきか、といった質問がよくあります。これらの疑問に対する確実な解答を得るためには、経験豊かな先輩役員に相談するのが一番です。新しいメンバーだけの場合は、学校の先生やPTAの事務担当者に助言を求めると良いでしょう。
私自身の経験から言うと、決算報告は「報告します」と述べ、予算案については「提案します」と伝えます。決算は過去に行われた事柄なので「報告」、予算はこれから実施される計画なので「提案」という形になります。
報告時には、決算報告では科目と決算額、予算提案では科目と予算額を読み上げるだけにします。全ての細部を説明すると時間がかかりすぎ、総会を長引かせる原因となります。多くの場合、総会の後には進路相談や学級懇談会などが予定されているため、短時間で終わらせることが望まれます。
報告する際には、科目と金額のみを簡潔に伝えるようにし、その旨を事前に聴衆に伝えておくと進行がスムーズになります。
地域や学校によっては異なる慣習があるため、所属する学校の習慣に従うことが大切です。標準的な方法を選ぶことで、違和感を与えることなく進めることができます。
もし新任役員であれば、前年度の決算報告の方法を参考にすると良いでしょう。事前に前年の会計担当者にどの部分を読み上げるべきかを確認しておけば、より安心して報告ができます。
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